パソコン用ソフトの中でも、ワープロソフトと並んでポピュラーなソフトのひとつ。特に企業では、非常によく使われている。
表計算ソフトは、その名のとおり表計算をするためのソフト。基本画面は、縦横にマス目（セル）が並んだ集計用紙そのもの。そこに項目や数字を入力して表を作るわけだけど、パソコンのいいところは計算式（関数）を設定すると自動的に計算してくれること。縦横の合計はもちろん、平均やパーセント、標準偏差など、たいていの計算ができる。
こうした機能を利用して、見積書や請求書、数字の多い報告書などを作るために使われることが多い。もちろん文字も入力できるので、ワープロソフトではなく表計算ソフトだけで文書を作るケースも少なくない。
また、入力した数字からグラフを作る機能も、よく使われている。パソコンの画面で立体的なカッコいいグラフを見たことがあると思うけど、あれは表計算ソフトで作っている。それと簡単なデータベース機能もあるから、住所録や会員名簿などを作ることもできる。さらに、アドオンソフトを追加することによって会計ソフトになったりもする。
代表的な表計算ソフトとして、マイクロソフト社の「エクセル」（Excel）と、ロータス社の「1-2-3」（ワンツースリー）がある。
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